Kimmanajemen.co.id – Konsultan ISO atau International Organization for Standardization merupakan salah satu standar berskala internasional yang menjadi kebutuhan perusahaan untuk bisa meningkatkan performa bisnis yang dijalankan. Umumnya, sertifikasi ini tidak mudah dan tidak semua perusahaan berhasil mendapatkannya.
Sertifikasi ISO digunakan sebagai garansi bahwa sistem atau kerja perusahaan telah dijalankan berdasarkan standar internasional. Mengingat prosesnya yang begitu rumit, sehingga tak jarang perusahaan memilih untuk berkonsultasi dengan ahlinya agar diberikan arahan supaya bisa lolos kualifikasi pada standar ISO.
Mengenal Konsultan ISO Lebih Jauh
Kualifikasi untuk bisa lolos standar ISO yang berlaku secara internasional, tidaklah mudah. Perlu adanya persiapan yang matang serta SDM perusahaan yang mumpuni. Sehingga, banyak perusahaan yang memilih menghubungi jasa konsultan terlebih dahulu. Lantas, apa itu konsultan ISO dan bagaimana kriteria yang harus dipenuhinya?
1. Tentang konsultan di bidang ISO
Konsultan ISO adalah suatu lembaga atau individu yang memiliki keahlian dalam memberikan berbagai petunjuk terkait sistem manajemen di sebuah perusahaan. Umumnya, seorang konsultan tersebut haruslah memiliki kemampuan yang sudah teruji dan berpengalaman. Sehingga, bisa memastikan perusahaan dapat menjalankan semua sistem manajemen ISO dengan sangat baik.
2. Kriteria konsultan di bidang ISO
Ada berbagai kriteria yang harus dipenuhi oleh seorang konsultan di bidang ISO. Beberapa diantaranya adalah, memiliki jejak rekam panjang dan berpengalaman dalam menangani berbagai macam perusahaan di berbagai bidang. Konsultan tersebut haruslah seorang management representative di suatu perusahaan.
Tugas Konsultan ISO
Secara sederhana konsultan di bidang ISO bisa diibaratkan sebagai dosen pembimbing yang membantu mahasiswa agar bisa menyelesaikan tugas akhir agar bisa lulus. Artinya, konsultan ini berperan besar dalam membantu perusahaan agar bisa lolos kualifikasi, mulai dari tahap persiapan hingga mengimplementasikan ISO. Lantas, apa tugas konsultan ISO? Berikut informasinya!
1. Memberikan training ISO
Pertama, konsultan harus memberikan pelatihan atau training ISO di saat pertama kali suatu perusahaan melakukan konsultasi. hal tersebut bertujuan untuk memastikan pihak perusahaan paham betul terkait apa saja yang menjadi persyaratan dalam ISO.
2. Membantu perusahaan mengembangkan dokumentasi manajemen ISO
Selanjutnya, konsultan ISO juga bertugas untuk membantu perusahaan dalam mengembangkan sistem dokumentasi manajemen ISO. Hal tersebut mencakup semuanya termasuk diantaranya, menentukan proses apa saja yang penting dan perlu dibuatkan dokumen, serta mutu atau rekaman mutunya.
3. Memberikan pelatihan pelaksanaan
Memberikan pelatihan pelaksanaan juga menjadi tugas yang harus dilakukan seorang konsultan berikutnya. Nantinya, konsultan pelatihan atau training ISO terkait berbagai hal yang berhubungan dengan pelaksanaan internal audit sistem manajemen ISO. Selain itu, konsultan juga bertugas untuk menindaklanjuti hasil dari temuan audit internal.
4. Memberikan bimbingan rapat
Tugas lain dari seorang konsultan yaitu, perlu melakukan bimbingan secara langsung terkait pelaksanaan salah satu kegiatan wajib yang dijadikan sebagai persyaratan dalam sistem manajemen ISO. Adapun, kegiatan tersebut adalah rapat tinjauan manajemen. Nantinya, perusahaan akan diberikan gambaran umum terkait apa saja yang perlu dilakukan.
5. Melakukan audit pre-assessment
Terakhir, konsultan juga bertugas dalam melakukan audit pre-assessment. Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan bahwa, tidak ada lagi persyaratan ISO yang terlewat. Pada tahapan ini konsultan akan meninjau bahwa, tidak ada lagi kemungkinan ditemukannya temuan bersifat majeure (fatal) yang bisa berdampak kegagalan perusahaan dalam mendapat sertifikasi ISO.
Hal yang Dikonsultasikan Tentang ISO
Mengingat konsultan ini memiliki peran yang cukup besar dalam membantu perusahaan untuk mendapatkan sertifikasi ISO, maka sebagai pemilik usaha Anda harus mencari tahu terlebih dahulu terkait hal-hal apa saja yang sepatutnya dikonsultasikan. Di bawah ini informasi terkait hal-hal apa saja yang dikonsultasikan tentang ISO yang perlu diketahui tiap pemilik usaha.
1. Pembentukan tim
Hal pertama yang harus dikonsultasikan kepada konsultan ISO adalah, terkait pembentukan tim. Karena, perusahaan setidaknya harus membentuk tim ISO yang terdiri dari ketua projek dan tim. Di tiap tim minimal harus beranggotakan dua orang dari setiap divisi. Konsultan bisa membantu Anda dalam memberikan masukan terkait kriteria yang harus dipenuhi setiap kandidat.
2. Gap analysis
Berikutnya, Anda juga perlu berkonsultasi terkait gap analysis. Sebab, lewat gap analysis akan berdampak pada penentuan seberapa besar perbedaan yang ada di antara proses operasional atau produksi perusahaan dengan persyaratan ISO yang perlu diterapkan.
3. Pembuatan dokumen
Langkah berikutnya, setelah Anda berkonsultasi terkait gap analysis dan berhasil melakukannya, tim ISO harus membuat dokumen dengan persyaratan yang akan ditetapkan. Kamu bisa berkonsultasi terkait berbagai hal mengenai kebijakan, jobdesk, struktur organisasi, KPI, pedoman, serta prosedur dari masing-masing divisi di perusahaan.
4. Implementasi sistem ISO
Salah satu catatan penting yang perlu diperhatikan tiap perusahaan adalah, untuk bisa memiliki sertifikat ISO, perusahaan setidaknya harus sudah beroperasi minimal 3 bulan. Hal tersebut untuk memastikan bahwa, setiap karyawan telah mengerti, mematuhi, serta menjalankannya. Kamu juga bisa berkonsultasi dengan konsultan ISO, terkait implementasinya.
5. Audit internal
Hal lain yang juga penting untuk dikonsultasikan adalah, perihal audit internal. Karena, langkah ini bertujuan untuk menentukan apakah sistem manajemen yang dilakukan telah memenuhi persyaratan sistem manajemen yang diterapkan dan dipelihara secara efektif.
Ada berbagai hal yang perlu dilakukan, mulai dari menyusun agenda tahunan hingga melakukan evaluasi ke top management. Jasa konsultan dibutuhkan untuk memberikan masukan terkait hal-hal apa saja yang bisa diambil.
6. Tinjauan manajemen
Berikutnya, kamu juga bisa berkonsultasi tentang tinjauan manajemen. Hal ini mencakup berbagai kegiatan dalam perencanaan dan pelaksanaan tinjauan manajemen, serta melakukan follow up terhadap pelaksanaannya, juga pelaporan pencapaian hasil.
Biaya Jasa Konsultan ISO Secara Umum
Informasi lain yang juga tak kalah penting untuk dicari tahu adalah, terkait masalah biaya yang harus dipersiapkan. Umumnya, biaya tersebut mungkin akan berbeda sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh konsultan ISO. Namun, di bawah ini ada gambaran umum terkait rata-rata biaya untuk jasa konsultan sesuai dengan paket yang dipilih oleh perusahaan.
1. Paket konsultan lengkap
Pertama jika Anda memilih paket konsultan ISO lengkap. Melalui paket ini, perusahaan Anda akan dibimbing secara penuh mulai dari pemberian training, pembuatan sistem dokumentasi (SOP, Form Mutu, dan Instruksi Kerja), pemberian training internal audit, pendampingan internal audit, pre-assessment audit, panduan pelaksanaan rapat tinjauan, dan berbagai hal lain yang diperlukan.
Adapun, untuk kisaran biayanya cenderung beragam, sesuai dengan jumlah karyawan. Untuk jumlah karyawan <10 orang biayanya mulai dari Rp. 18.000.000, jumlah karyawan 11-50 orang biayanya mulai dari Rp. 22.000.000, jumlah karyawan 51-100 biayanya mulai dari Rp. 28.000.000, terakhir jumlah karyawan >100 biayanya mulai dari Rp. 35.000.000.
2. Paket training
Berikutnya, paket training bagi perusahaan yang ingin menyegarkan kembali terkait pengetahuan mengenai ISO. Paket ini dibagi ke dalam berbagai jenis. Pertama, training awareness ISO 9001, ISO 45001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 22000, ISO 37001, ISO 21001 dibandrol dengan harga Rp. 4.000.000 dengan waktu 1 hari, sesuai dengan standar ISO yang dibutuhkan perusahaan Anda.
Selanjutnya, ada training audit internal ISO 19011:2018. Pada training ini konsultan akan memberikan pelatihan yang sesuai dengan ISO dan membantu perusahaan agar bisa melakukan audit internal dengan baik dan sesuai. Untuk biaya konsultasinya dibandrol dengan harga Rp. 7.000.000 selama 2 hari.
3. Paket gap analysis
Terakhir, ada pake gap analysis untuk membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan implementasi yang sesuai dengan standar ISO. Adapun, untuk gambaran biaya yang harus dikeluarkannya adalah, Rp. 1.500.000 dengan waktu 1 hari. Harga tersebut bukan merupakan harga pasti, pihak konsultan biasanya akan melakukan analisa proses terlebih dahulu.
Konsultan ISO Terbaik di Indonesia
Ada cukup banyak lembaga yang menyediakan jasa konsultasi terkait ISO. Namun, Anda tidak bisa memilihnya secara sembarangan. Perlu dilakukan riset dan pertimbangan panjang terlebih dahulu agar tidak sampai salah pilih. Di bawah ini ada beberapa rekomendasi jasa konsultan ISO yang bisa Anda jadikan sebagai pertimbangan.
1. Qyusi Global Indonesia
Rekomendasi konsultan ISO terbaik di Indonesia yang pertama adalah, Qyusi Global Indonesia. Lembaga ini senantiasa memberikan pelayanan dengan proses yang mudah, cepat, dengan harga yang bersahabat. Qyusi Global Indonesia akan membantu Anda dalam penerapan sistem manajemen Mutu juga Sertifikasi ISO 9001.
Point plus dari lembaga ini adalah, telah memiliki banyak pengalaman dan membantu berbagai perusahaan juga organisasi di berbagai bidang dalam menerapkan implementasi sistem manajemen mutu di perusahaan. Lewat Qyusi Global Indonesia nantinya, perusahaan akan menjalani beberapa langkah.
2. Jasaiso.id
Selanjutnya, ada Jasaiso.id yang berlokasi di Jakarta Timur. Lembaga tersebut tidak hanya bisa mengurus satu sertifikasi saja, melainkan lima sertifikasi lainnya yang populer dan banyak digunakan oleh berbagai perusahaan. Diantaranya, konsultan ISO 9001, ISO 140001, ISO 27001, ISO 22000, dan ISO 45001.
3. Isokonsultindo
Rekomendasi konsultan terbaik berikutnya yaitu, isokonsultindo (PT. Sinergy Sukses Solusindo). Lembaga ini memiliki spesialisasi dalam implementasi dan peningkatan sistem manajemen untuk ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001, ISO 27001, ISO 37001, dan ISO 45000. Selain itu, isokonsulindo juga telah terakreditasi secara internasional oleh UKAS, JAS-ANZ, dan lain-lain.
Lewat berbagai prestasi tersebut, maka bisa dipastikan bahwa isokonsultindo akan memberikan pelayanan terbaik sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan Anda. Selain itu, lembaga ini menawarkan perspektif baru dalam menciptakan sistem manajemen yang mempertemukan kebutuhan dengan berbagai persyaratan yang relevan sesuai dengan standar internasional.
4. PT Karya Inovasi Mutu
Perusahaan ini bergerak dalam bidang layanan jasa konsultan maupun pelatihan manajemen. Selain itu, KIM berfokus kepada mutu sehingga sistem manajemen usaha yang dimiliki oleh klien menjadi lebih efisien dan efektif. Adapun layanan yang disediakan oleh perusahaan ini adalah Management System Consulting, Product Standardization and Inspection, dan Management System Training.
KIM pun memiliki komitmen untuk mentatai semua aturan yang berlaku dalam undang-undang dan senantiasa menjaga kerahasian selama proses pelayanan. Selain itu, KIM pun akan berupaya untuk meningkatkan kepuasaan para klien.
KIM melayani 9 jenis ISO, diantaranya adalah ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, dan lain sebagainya. Adapun klien yang telah mempercayai jasa kami adalah Pertamina Gas area Kalimantan dan Jawa Timur, Trans Paspro Jawa Jalan Tol, dan lain sebagainya.
Peranan Konsultan dalam Sertifikasi ISO
Selain menjadi pembimbing perusahaan untuk mempersiapkan segala hal sebelum melakukan pendaftaran sertifikasi ISO, pihak konsultan juga memiliki peran lain yang tak kalah penting dalam proses sertifikasi tersebut. Di bawah ini merupakan beberapa peranan konsultan ISO yang wajib Anda ketahui.
1. Meningkatkan pemahaman organisasi atau perusahaan terkait ISO
Peran konsultan ISO dalam proses sertifikasi yang pertama adalah, dapat membangun keterampilan yang dimiliki oleh setiap karyawan. Selain itu, konsultan juga akan senantiasa membantu perusahaan Anda dalam meningkatkan berbagai pengetahuan sekaligus pemahaman terkait sistem manajemen ISO yang telah dibangun.
2. Mengimplementasikan sistem manajemen keselamatan kerja
Peran lain yang tak kalah berguna adalah, seorang konsultan bisa membantu perusahaan untuk menyediakan tempat kerja yang aman bagi semua karyawan. Sebab, konsultan akan memberikan pelatihan ahli K3 dan SMK3 Kemnaker, sehingga mampu meningkatkan kinerja manajemen kesehatan juga keselamatan.
Untuk bisa mencapai tujuan tersebut, konsultan akan memberikan berbagai pengarahan yang perlu dilakukan oleh perusahaan. Beberapa diantaranya yaitu, mencari tahu cara untuk bisa mengendalikan faktor penyebabnya, sehingga bisa meminimalkan dampak negatif yang bisa ditimbulkan.
3. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi
Konsultan ISO juga berperan penting dalam meningkatkan efektifitas serta efisiensi perusahaan. Hal tersebut dikarenakan, konsultan akan turut membantu dalam mengembangkan dan membangun sistem manajemen ISO pada perusahaan atau organisasi. Dengan begitu, bisa meningkatkan kinerja jadi lebih efisien, efektif, juga cepat.
4. Memberi masukan dan saran
Peran lain dari konsultan ISO adalah, dapat memberikan masukan dan saran yang akan sangat berguna bagi perusahaan Anda. Sebab, keahlian dari seorang konsultan bukan hanya sekadar pelatih saja, melainkan lebih jauh dari itu membantu perusahaan atau organisasi dalam mengarahkan sistem manajemen yang tengah dibangun dan dikembangkan.
Seorang konsultan bisa memberikan pendapat saran, masukan, hingga arahan dalam membuat kebijakan, prosedur, sasaran mutu, rencana, dan masih banyak lagi. Kegiatan tersebut bertujuan agar perusahaan bisa berjalan dengan baik hingga pada akhirnya bisa meningkatkan efektifitas dan efisiensi.
5. Membantu proses negosiasi
Proses negosiasi merupakan aspek yang tidak terlepas dari menjalankan perusahaan. Untuk bisa melakukan proses negosiasi dengan lebih baik, kamu juga bisa mengandalkan jasa konsultan. Karena konsultan ISO umumnya memiliki relasi kerja sama dengan berbagai lembaga sertifikasi yang akan sangat berguna bagi perusahaan Anda.
Seorang konsultan memahami dengan betul terkait kontrak klien yang dilakukan. Sehingga, konsultan akan senantiasa membantu perusahaan Anda untuk bisa bernegosiasi dengan lembaga sertifikasi ISO. Dengan begitu, kamu akan sangat terbantu dalam prosesnya.
6. Membantu menjaga sistem manajemen
Setelah berhasil menjalin kontrak kerja sama, seorang konsultan ISO juga memiliki peran lain dalam membantu perusahaan untuk mengembangkan juga menjaga sistem manajemen yang telah dibangun tersebut. Meskipun perusahaan Anda telah berhasil diberikan sertifikasi ISO, tapi konsultan tidak akan langsung lepas tangan begitu saja dan mengabaikan perusahaan Anda.
Umumnya, konsultan akan secara rutin mengunjungi perusahaan Anda setelah mendapatkan sertifikasi ISO. Kunjungan tersebut akan dilakukan secara berkala. Dengan begitu, implementasi yang telah dibangun akan tetap terjaga dan berjalan dengan sangat baik.
7. Memberikan bimbingan pelatihan di awal konsultasi
Terakhir, konsultan ISO juga berperan dalam melakukan training. Hal tersebut dilakukan setelah berhasil menjalin kerja sama. Konsultan akan memberikan training atau pelatihan pada awal konsultasi untuk memastikan bahwa, perusahaan Anda telah memahami berbagai syarat dalam sertifikasi yang dilakukan oleh ISO
Peran lain yang dimiliki oleh konsultan adalah, akan senantiasa membimbing pelaksanaan, terutama pada kegiatan wajib oleh sistem manajemen ISO. Adapun kegiatan tersebut yakni berupa rapat tinjauan manajemen.
Itulah berbagai informasi penting dan wajib Anda ketahui mengenai segala hal terkait sertifikasi dan konsultan ISO. Tentunya, akan ada banyak keuntungan yang bisa Anda dan perusahaanmu dapatkan saat hendak memutuskan untuk menggunakan jasa konsultan ini. sehingga, tak heran banyak perusahaan lain yang juga menggunakan bantuan dari konsultan ini.
